¿Qué Hacen los Empleados de Información?
Los empleados de recepción en hoteles, moteles y centros vacacionales brindan servicios a los huéspedes y otros clientes, frecuentemente, en el mostrador de recepción.
Los empleados de información brindan asistencia administrativa en diversos ambientes. Ayudan a mantener los registros, obtener datos e información, y se ocupan de las preguntas o preocupaciones de los clientes.
Responsabilidades
Habitualmente los empleados de información realizan lo siguiente:
- Mantienen registros e información
- Ayudan a colegas y clientes con trabajo administrativo de rutina
- Preparan y buscan los registros y la información que necesitan sus colegas y clientes
- Se aseguraran de que los colegas y clientes sigan los procedimientos correctos
Los empleados de información por lo general manejan un tipo específico de información o registros. Algunos empleados trabajan en sitios específicos.
Los oficinistas de correspondencia revisan y responden las preguntas del público, otras empresas, u otros departamentos. Reúnen información y datos para poder brindar respuestas precisas a las preguntas y solicitudes. Los oficinistas de correspondencia escriben cartas o mensajes de correo electrónico en respuesta a las solicitudes de mercaderías, artículos dañados, información sobre créditos y de otro tipo, cuentas morosas, facturación incorrecta, o servicios insatisfactorios. Pueden tener que reunir información antes de responder.
Los secretarios de tribunales organizan y mantienen los registros del tribunal para la cual trabajan. Preparan el calendario de los casos, también conocido como orden del día, e informan a los abogados y testigos cuando deben presentarse en tribunales. Los secretarios de tribunales reúnen los materiales para los procedimientos en la corte y preparan, archivan y envían la documentación de los casos. También mantienen registros y responden preguntas sobre los procedimientos en los tribunales.
Los entrevistadores de determinación de elegibilidad realizan entrevistas en persona y por teléfono para determinar si los postulantes califican para la asistencia y los recursos gubernamentales. Responden las preguntas de los postulantes sobre los beneficios y programas, y los refieren a otras agencias o programas cuando los organismos donde trabajan no pueden ayudarlos.
Los oficinistas de archivo mantienen los registros en papel o electrónicos de las empresas y organizaciones. Organizan, recuperan e ingresan datos en los archivos. En las organizaciones con sistemas electrónicos de archivo, los oficinistas de archivo escanean y cargan los documentos.
Los empleados de recepción en hoteles, moteles y centros vacacionales brindan servicios a los huéspedes, frecuentemente, en el mostrador de recepción de las instalaciones. Se ocupan del registro al ingreso y egreso de los huéspedes, asignan habitaciones, y verifican los métodos de pago. También mantienen registros sobre las habitaciones ocupadas y toman reservaciones. Estos oficinistas atienden las preguntas de los huéspedes y responden a sus preocupaciones. Por ejemplo, pueden brindar indicaciones a los huéspedes, o enviar al personal de limpieza a sus habitaciones cuando sea necesario.
Los asistentes de recursos humanos proporcionan asistencia administrativa a los departamentos de recursos humanos. Mantienen registros de personal y obtienen información sobre los empleados, como sus direcciones, antecedentes laborales, y evaluaciones de desempeño. Publican información sobre vacantes y revisan los currículum y las postulaciones de los candidatos en busca de empleo para garantizar que sean elegibles para los puestos a los que están aplicando.
Los entrevistadores realizan entrevistas por teléfono, de manera personal, por correo, o en forma electrónica. Usan la información que obtienen para completar formularios, inscripciones o cuestionarios para estudios de mercado, formularios del censo, e historias médicas. Habitualmente los entrevistadores reciben instrucciones específicas sobre las preguntas que deben hacer y la información que deben obtener. Compilan y registran información a partir de sus entrevistas.
Los oficinistas de licencias ayudan al público con las presentaciones para obtener licencias y permisos. Procesan solicitudes y cobran las tarifas correspondientes. Determinan si los postulantes están calificados para recibir la licencia o el permiso. Mantienen registros de las solicitudes recibidas y las licencias emitidas. Los oficinistas de licencias mantienen informados a los postulantes sobre la situación de sus aplicaciones y les informan si necesitan entregar información adicional.
Los oficinistas municipales brindan asistencia administrativa a los gobiernos locales. Preparan minutas de las reuniones de los concejos deliberantes y ayuntamientos, y las distribuyen a los funcionarios y el personal local. Los oficinistas municipales ayudan a preparar las elecciones creando las boletas y capacitando a los funcionarios. Responden a las solicitudes de información del público, los funcionarios locales y estatales, y los legisladores estatales y federales. Los oficinistas municipales también mantienen registros para los ayuntamientos.
Los oficinistas de ventas reciben solicitudes de los clientes e ingresan la información en el sistema de pedidos de sus empresas. También responden las preguntas de los clientes sobre precios y envíos. Los oficinistas de ventas obtienen información sobre los clientes, como sus direcciones y métodos de pago, para ingresarla en el sistema correspondiente.
Los agentes de reservas y pasajes, y los oficinistas de viajes reciben y confirman las reservas de los pasajeros para hoteles y medios de transporte. También venden y emiten pasajes, y responden preguntas sobre itinerarios, tarifas, y paquetes turísticos. Estos oficinistas preparan facturas que detallan los costos y tarifas, y reciben los pagos de los pasajeros. Pueden controlar el equipaje y asignar pases de embarque a los pasajeros.
